© 123RF Le Groupement Actibaie a publié une note d’information sur la dématérialisation des carnets de maintenance pour les portes automatiques piétonnes et les portes industrielles.
Cette pratique consiste à remplacer les carnets papier par des outils numériques, une évolution qui s’inscrit dans la tendance générale de la digitalisation des processus. Le syndicat met en avant les avantages induits par la dématérialisation :
• Une accessibilité et une traçabilité améliorée avec des informations centralisées et consultables en temps réel par les techniciens, les clients et les contrôleurs techniques, permettant de faciliter le suivi des interventions.
• La réduction des erreurs grâce à la saisie électronique face à l’opération manuelle, garantissant une meilleure précision des données.
• L’optimisation du stockage. En effet, l’archivage « physique » n’étant plus nécessaire, cela réduit l’espace de stockage et simplifie la recherche d’informations.
En toute transparence, la note d’information liste néanmoins deux inconvénients. D’une part le coût d’implémentation initial, la mise en place d’un système numérique nécessitant des investissements en logiciels, du matériel et une formation. D’autre part, la transmission des informations et documents à une autre société de maintenance, dans le cas de changement de prestataire, peut s’avérer compliquée.
Obligations
Entre avantages et inconvénients, il est nécessaire de connaître le sujet avant de se lancer. « Un carnet de maintenance pour une porte automatique peut être dématérialisé légalement en France, à condition de respecter certaines obligations. Les informations contenues dans le carnet doivent être accessibles, sécurisées et conservées de manière à garantir leur intégrité dans la durée », rappelle le Groupement, qui liste les principaux points à respecter.
• Accessibilité. Le carnet doit être accessible aux personnes autorisées, notamment lors des contrôles ou inspections par les autorités compétentes (mainteneurs, contrôleurs techniques…).
• Sécurité et intégrité. Les données doivent être protégées contre toute altération, perte ou accès non autorisé, avec par exemple un dispositif de signature électronique. Il est recommandé d’utiliser des solutions de stockage sécurisées telles que des serveurs conformes aux normes de sécurité (ex. ISO 27001).
• Conservation et durabilité. Les documents doivent être conservés pendant une durée déterminée par la législation sur un support durable, généralement pendant six ans. La durée précise peut varier en fonction du type de porte et des obligations légales associées.
• Authenticité. Les enregistrements doivent pouvoir être authentifiés et horodatés afin de prouver qu’ils n’ont pas été modifiés après leur création (via un module de signature électronique par exemple).
• Accord des parties. Le contrat avec le prestataire doit inclure une clause acceptant la dématérialisation des documents
