Les logiciels de devis, outils de gestion commerciale

Les solutions de devis proposées aux professionnels de la menuiserie, des stores et de la fermeture dépassent désormais largement le simple logiciel de chiffrage. Véritables outils de gestion commerciale, ces systèmes poussent aujourd’hui la profession vers une informatisation généralisée.

Fils de parents menuisier, Franck Couturieux a été témoin de leur temps passé à consulter les catalogues de papier et calculer des prix. Pour palier cela, il développe en 1999 un configurateur technique permettant de chiffrer des produits sur-mesure de menuiserie, de store et de fermeture. Avec comme objectif l’idée de simplifier la vie de ses parents, Franck Couturieux, futur fondateur d’Elcia, vient de créer le premier logiciel de devis. 24 ans plus tard, avec un marché partagé entre Elcia, leader incontesté, Hercule Pro, Adjustem et Lola, les outils se sont développés et sont bien plus élaborés. Les logiciels ont imprimé leur marque et ont ouvert la voie à une façon radicalement différente d’envisager l’activité. Désormais, l’objectif est de partager en continu les informations, que ce soit un tarif, un plan, une option particulière… Toutes les précisions déterminantes pour gagner en réactivité et éviter les erreurs, et notamment celles de saisies. L’atout phare de ces produits : l’intégration de bibliothèques de produits des fournisseurs, permettant aux installateurs de pouvoir comparer et choisir le produit adéquat en quelques clics. Et les fabricants l’ont bien compris, parfois de mauvaises grâces, mais pour être achetés, il faut pouvoir être devisés, et pour être devisés, il faut figurer sur les désormais indispensables logiciels de devis (voir notre article Éditeurs et fournisseurs, une relation complexe).

GESTION INTÉGRALE

Le point de départ de ces logiciels était de faciliter la création de devis, qu’il s’agisse de temps gagné pour l’installateur que de document simplifié pour le client final, notamment quand le projet multipliait les fournisseurs.

Désormais, si le nom de « logiciel de devis » continue à être majoritairement utilisé, il est aujourd’hui réducteur, les outils étant devenus bien plus que cela. « Si on devait présenter ProDevis en une seule phrase, je dirais qu’au-delà du chiffrage, c’est une solution de gestion commerciale complète qui permet à l’entrepreneur de gérer toute son entreprise », indique Rémi Pin, chef de marché BU Revendeurs chez Elcia. Car au-delà de la notion de chiffrage, de calcul de prix, de devis et de commande fournisseur, les outils permettent aujourd’hui d’accompagner toutes les entreprises d’installation dans leur quotidien : faire les relances de devis, facturer, suivre ce qui a été fait pendant les rendez-vous, sortir des statistiques…

Même son de cloche pour Olivier Bernard, directeur commercial et marketing d’Hercule Pro, qui estime qu’aujourd’hui, ils vont jusqu’à la gestion intégrale de l’entreprise. « Le métier, ce n’est pas juste le chiffrage. C’est la mise en œuvre, la gestion de pose, le fait de commander des produits chez différents fournisseurs qui ne pourront sans doute pas être livrés au même moment, savoir quel salarié s’occupe de la pose et le planifier automatiquement dans leur agenda… Sans oublier qu’une fois le travail réalisé, l’artisan doit envoyer la facture, planifier la réserve de garantie dans le cas du neuf ou encore gérer le SAV. »

DÉMATÉRIALISER LA COMMANDE FOURNISSEUR

Alors les logiciels de devis sont-ils une porte d’entrée vers une informatisation généralisée ? Cela en prend le chemin, si l’on considère que tout l’acte d’achat d’un produit peut être effectué via ces interfaces, du choix spécifique des produits (dimensions, couleurs, options…) jusqu’à la commande chez les fournisseurs, sujet encore sensible. Aujourd’hui, la majorité des fabricants intégrés dans les logiciels de devis favorisent un passage de commande directement avec l’entreprise de pose, via leur propre logiciel et leur site internet. Une manière de procéder que les éditeurs de logiciel estiment être une perte de temps pour les entreprises de pose. « Cela implique de ressaisir toutes les informations deux fois, d’abord chez nous pour effectuer le devis, ensuite chez eux pour passer commande, impliquant un risque d’erreur supplémentaire », estime Olivier Bernard. Pour répondre à cette problématique, les éditeurs proposent de dématérialiser les commandes faites aux fournisseurs. Cela peut aller d’un simple bon de commande standard généré en PDF et envoyé à l’industriel jusqu’à la mise en place d’un EDI (échange de données informatiques*) afin de pouvoir intégrer le bon de commande directement à son outil de production. « Une vingtaine d’industriels ont déployé l’EDI avec Elcia, il reste encore une belle marge de progression », regrette Rémi Pin, qui estime qu’il faut encore « continuer d’expliquer, de sensibiliser et d’accompagner les industriels afin de leur démontrer les avantages d’un tel système, au premier rang desquels le gain de temps pour leurs partenaires installateurs avec un accusé de réception de commande (ARC) reçu plus rapidement et la forte diminution du risque d’erreur lors de la ressaisie côté administration des ventes (ADV) ».

AUTOMATISER ET SIMPLIFIER

En termes d’évolution des logiciels, les éditeurs orientent leurs axes de travail en fonction des demandes des clients. Dans les développements proches à venir : la signature électronique, qui permettra de signer le devis à n’importe quel moment et d’envoyer immédiatement l’information à l’entreprise, ou encore l’interconnexion entre le logiciel de devis, centré autour de la bibliothèque des fabricants, et des applications complémentaires développées par d’autres éditeurs. Entre autres exemple : envoyer des SMS, faire le lien entre son planning et google agenda, gérer le stock de pièces détachées présent dans le camion ou associer directement le GPS à l’adresse d’un rendez-vous. « Ce que l’on vise, c’est la satisfaction client. Or le client est orienté sur l’organisation et la rentabilité de son entreprise. L’intérêt de la digitalisation, c’est qu’il y a un certain nombre de choses que l’on peut automatiser ou simplifier », note Olivier Bernard. Avantage indéniable, la mise à jour des tarifs Et qu’en est-il du point de vue des installateurs, concernés au premier chef ? « Plus qu’essentiel », « gain de temps évident », « on ne pourrait plus s’en passer »… L’adhésion semble totale. D’un côté, sur l’aspect pratique du devis, tout va plus vite. En direct auprès de son client, le commercial peut rechercher les prix en fonction des options demandées, comparer les résultats entre différents fournisseurs. Autre avantage indéniable, la mise à jour des tarifs, d’autant plus après l’année 2022 qui a vu se suivre de nombreuses augmentations successives, qui auraient été difficiles à suivre en interne pour les installateurs. « Tous ces éléments nous ont poussés à utiliser ces logiciels en 2014. Et finalement c’est allé bien plus loin », note Philippe Seas, président-directeur général de Stores Seas. « Cela nous permet de suivre les commandes clients, d’enregistrer les commandes fournisseurs, les suivre en livraison (partielles, complètes, etc.) Un système a été mis en place afin de suivre le dossier jusqu’à la pose. Nous qui travaillons beaucoup avec des administrations, il était fréquent qu’il y ait une erreur d’adresse entre le lieu effectif du chantier et l’adresse centrale du client, à savoir une mairie ou un ministère. Cela peut paraître anodin mais pouvait faire perdre pas mal de temps. Désormais, ce genre d’erreur est de l’histoire ancienne. » Seule petite réserve, le risque d’avoir un devis unique. « Une majorité des installateurs étant chez Elcia, les devis sont très similaires les uns des autres. Il faut réussir à les personnaliser. C’est ce que nous avons fait grâce à notre enseigne Storiste de France afin que le devis A ne soit pas identique au devis B. Cela permet de se démarquer », explique Frédéric Chasseignaux, gérant chez FAG Stores & Fermetures. « C’est un élément de réassurance évident pour un consommateur », ajoute-t-il en précisant que l’éditeur peut intégrer dans son offre la personnalisation si l’installateur ne peut ou ne souhaite pas le faire de son côté.

 Le logiciel Prodevis permet de synchroniser les plannings des installateurs avec Google Agenda. @ Elcia

ADAPTER LA FORMATION AU PUBLIC

Autre atout majeur, salué par les entreprises de pose, l’accompagnement quotidien des éditeurs auprès de leurs clients. Adjustem propose ainsi deux formations, une dédiée aux débutants, l’autre pour les experts, une offre adaptée à des besoins précis étant également possible. Elcia, de son côté, se déplace chez chaque nouveau client pour lui faire découvrir l’outil et le paramétrer avec lui, sur deux jours en moyenne. « Nous avons un adage dans l’entreprise : nous pouvons avoir le meilleur logiciel du monde, si nous ne savons pas l’utiliser, ça ne sert à rien », indique Rémi Pin, qui rappelle que leur outil, au-delà des efforts d’ergonomie et de simplicité d’utilisation, reste un logiciel 100 % métier et technique. L’entreprise consacre ainsi une équipe de 13 instructeurs qui sont en permanence en formation à travers le pays. « Nos formateurs, au-delà de la formation pure, ont avant tout un rôle de conseils. Ils font des centaines de formations par an avec tous types de sociétés et d’organisations. Ils accompagnent le client dans son paramétrage et dans son utilisation du logiciel, mais surtout ils partagent cette expérience et apportent des méthodes de travail à nos utilisateurs pour les aider à améliorer leur performance commerciale. » Par ailleurs, il n’est pas rare que par la suite, les utilisateurs fassent appel à leur service pour du perfectionnement ou encore pour présenter l’outil à leurs nouveaux collaborateurs. Même politique avec Hercule Pro, qui rappelle que les formations peuvent facilement être prises en charge par les Opco (les organismes de compétences qui ont pour missions de financer l’apprentissage, d’aider les branches à construire les certifications professionnelles et d’accompagner les PME pour définir leurs besoins en formation) auxquels ils cotisent. «Nous dimensionnons la formation selon les fonctionnalités et le logiciel que les entreprises ont choisi mais aussi en fonction du type de salariés. On ne formera pas de la même manière des commerciaux, une secrétaire, un comptable ou un dirigeant d’entreprise », explique Oliver Bernard.

*L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.
Source Insee